Assistant administratif / Assistante administrative

À propos du poste
Nous recherchons un assistant ou une assistante administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique. Dans ce rôle, vous serez un élément clé dans le bon fonctionnement de nos opérations quotidiennes, en assurant un soutien administratif efficace et en contribuant à la satisfaction de nos clients internes et externes.

Responsabilités
Gestion administratives et financière des plans de formation en assurant le suivi des dossiers de formation continue de leur création jusqu'à la facturation
Garantir le respect des règles et des bonnes pratiques de mise en œuvre du processus administratif de la formation continue
Déploiement, planification des actions de formation (consultation des organismes prestataires prescrits dans un but d'optimisation de la planification et des coûts , suivi des inscriptions) ;
Gestion administrative des dossiers formations (convention, convocation, feuille d'émargement, évaluation, ..)
Gestion des relations avec l'OPCO : établir les demandes de prises en charge, réceptionner les accords de prises en charge, suivre les remboursements OPCO
Assurer la relation avec les clients pour finaliser les aspects organisationnels de la formation (demande de prise en charge, planification, organisation des groupes, etc.
Suivre la réalisation des formations en lien avec le formateur
Assurer la facturation des dossiers formation avec une vision globale et en contrôlant tous les aspects administratifs (Feuille d'émargement, Attestation d'acquis des compétences, etc.
Contribuer à la digitalisation du processus administratif par l'utilisation de la solution métier
Collaborer dans la mise en place et l'utilisation des outils informatiques
Accompagner les managers sur différents projets transverses.
Contribuer à l'image du centre de formation et à la qualité de l'expérience clients

Profil recherché
Pour ce poste, vous justifiez d'une première expérience ou de connaissances de la Gestion Administrative et de la formation continue ;

Votre capacité d'organisation, votre rigueur et votre esprit analytique vous permettent de mener à bien vos missions. Ouvert(e) d'esprit, vous aimez travailler en équipe et interagir sur des sujets transverses.

Expérience administrative significative dans un rôle similaire
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Suite)
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Aisance téléphonique et compétences en communication
Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un(e) bon(ne) collaborateur(trice) d'équipe
Sens développé du travail en équipe et de la satisfaction du client,
Autonomie, rigueur, sens de l'organisation et de l'anticipation,
Aisance relationnelle, professionnalisme, sens de l'écoute,
Respect de la confidentialité, éthique personnelle
Capacités rédactionnelles
Maîtrise du pack Office, à l'aise avec les outils informatiques Web
Connaissance du progiciel Ypareo appreciée
Si vous êtes motivé(e), organisé(e) et prêt(e) à relever des défis au sein d'une équipe dynamique, nous serions ravis de vous accueillir parmi nous.

Avantages :
Mutuelle et prévoyance
RTT
Tickets Restaurant
Prise en charge de l'abonnement de transport à hauteur de 50%
CSE d'entreprise
Possibilité de télétravail